Ministerstwo Sprawiedliwości

W przepisach polskiego prawa procesowego pojawiła się wraz z elektronicznym protokołem nowa figura prawna w postaci transkrypcji. Narzędzie to wspomagać ma pracę z zapisem cyfrowym, stanowiąc dodatkową funkcjonalność systemu. W lipcu bieżącego roku w ramach wszystkich apelacji zakończono wdrożenie systemu wspomagającego proces transkrypcji.

Wdrożony model bazuje na centralizacji całego procesu w ramach danej apelacji. Czynności związane z transkrypcją wykonywane są przez wyspecjalizowane Zespoły Transkrybentów. Transkrybenci zostali wyłonieni z grupy bardzo dobrze wyszkolonych oraz obytych z elektroniczną procedurą urzędników sądowych. Wraz z istniejącą i wykorzystywaną obecnie nowoczesną infrastrukturą teleinformatyczną, kadra ta stanowi doskonałą bazę dla tworzonych Ośrodków Transkrypcyjnych. Na czele Zespołu Transkrybentów stoi osoba kierująca czynnościami związanymi z transkrypcją (Osoba Kierująca Zespołem Transkrybentów), która powoływana jest przez prezesa sądu apelacyjnego spośród pracowników sądu lub innych jednostek podległych Ministrowi Sprawiedliwości, a do jej zadań należy w szczególności kontrola terminowości i jakości transkrypcji oraz przekazywanie transkrypcji wnioskodawcy. Prezes sądu okręgowego natomiast wyznacza pracownika sądu lub innych jednostek podległych Ministrowi Sprawiedliwości odpowiedzialnego za kontakt z Osobą Kierującą Zespołem Transkrybentów, której podstawowym zadaniem jest udostępnianie fragmentu protokołu podlegającego transkrypcji za pomocą portalu transkrypcyjnego.

Zgodnie z przepisami procedury cywilnej, proces transkrypcji inicjowany jest przez przewodniczącego składu orzekającego, który w sytuacji, gdy w jego ocenie jest to niezbędne do zapewnienia prawidłowego orzekania w sprawie składa do prezesa sądu wniosek o sporządzenie transkrypcji. Prezes sądu na wniosek przewodniczącego może zarządzić sporządzenie transkrypcji odpowiedniej części protokołu elektronicznego. Taka sytuacja może mieć przykładowo miejsce, gdy konieczne będzie przekazanie sprawy do dalszego rozpoznania do sądu, w którym nowa postać protokołu nie została wdrożona, bądź, gdy zajdzie potrzeba spisania zeznań kluczowego dla sprawy świadka. Wniosek powinien zawierać wskazanie fragmentu protokołu podlegającego transkrypcji, uzasadnienie oraz oczekiwany czas jej wykonania. Uwzględniając wniosek prezes sądu oznacza fragment protokołu podlegający transkrypcji oraz termin jej wykonania. Ustawodawca celowo posłużył się klauzulą generalną, pozostawiając katalog otwarty potencjalnych sytuacji, gdy konieczna okaże się ingerencja prezesa sądu w celu zapewnienia sprawnego procesu procedowania nad sprawą.

Model organizacyjny transkrypcji bazuje na założeniu zapewnienia wydajności i efektywności pracy transkrybentów, przy jednoczesnym uwzględnieniu potrzeb użytkowników końcowych. Głównym komponentem systemu jest portal sieciowy posadowiony i utrzymywany w danym sądzie w oparciu o istniejącą infrastrukturę serwerową i sieciową, tzw. portal transkrypcyjny.

Transkrypcję należy sporządzić według ściśle określonych reguł, które docelowo zostaną sprecyzowane w postaci załącznika do instrukcji kancelaryjnej. Zgodnie z przyjętymi zasadami każdą wypowiedź należy oznaczyć przy pomocy tzw. stempla czasowego. Każdy stempel składa się z dwóch elementów, tj. wskazania osoby mówiącej lub innego zdarzenia procesowego oraz znacznika czasowego. Od strony technicznej transkrypcja jest plikiem tekstowym uzupełnionym znacznikami czasowymi określającymi momenty wystąpienia danej części transkrypcji w nagraniu.

Transkrypcja stanowi załącznik do protokołu elektronicznego. Zatwierdzona transkrypcja jest drukowana i umieszczana w aktach sprawy. Ponadto, jako część akt sądowych, transkrypcja powinna zostać umieszczona jako dokument w systemie repertoryjno-biurowym danego sądu. Nie należy utożsamiać jej z protokołem, którym wciąż pozostawać będzie sporządzony zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku. W związku z tym w stosunku do pisemnego przekładu nie znajdą zastosowania przepisy dotyczące protokołów, w szczególności nie będzie on podlegał sprostowaniu lub uzupełnieniu. Oczywiście zarówno strony, jak i skład orzekający, będą mogły sporządzać notatki na własne potrzeby, a także powoływać się na nie w toku postępowania.

Przyjęcie takiej konstrukcji w przypadku transkrypcji stanowi kompromis pomiędzy dążeniem do zapewnienia ekonomiki postępowania i ułatwienia procedowania sądowi a nakładem pracy związanym z dokonaniem transkrypcji.