Ministerstwo Sprawiedliwości

Utrwalenie przebiegu posiedzenia sądowego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk zostało wprowadzone przez polskiego ustawodawcę ustawą z dnia 29 kwietnia 2014 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 108, poz. 684), która weszła w życie dnia 1 lipca 2010 r. Ze względu na profity jakie niesie za sobą sporządzanie e-protokołu ustawodawca postanowił wprowadzić analogiczne rozwiązanie w postępowaniu w sprawach o wykroczenia, co nastąpiło ustawą z dnia 4 kwietnia 2014 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz. U z 2014 r. poz. 579), która weszła w życie z dniem 9 listopada 2014 r.

Jeżeli sąd, w którym toczy się postępowanie, został wyposażony w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie, przebieg posiedzenia utrwala się w postaci zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku, tworząc tzw. protokół elektroniczny. Takie nagranie jest dokumentem urzędowym stwierdzającym przebieg posiedzenia sądowego. Jeżeli ze względów technicznych nie jest możliwe sporządzenie zapisu fonicznego albo audiowizualnego, protokół sporządzony jest wyłącznie pisemnie. Nie jest bowiem możliwe jednoczesne wyposażone wszystkich sądów w niezbędny sprzęt i oprogramowanie, co znalazło odzwierciedlenie w procesie wdrażania reformy dotyczącej protokołowania, które przebiega w ramach poszczególnych apelacji.

Wprowadzenie do procesu e-protokołu nie wyeliminowało całkowicie protokołu. Protokół sporządza się bowiem utrwalając przebieg posiedzenia za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk oraz pisemnie, pod kierunkiem przewodniczącego. Obok protokołu elektronicznego sporządzany jest tzw. protokół skrócony, który zawiera najistotniejsze informacje dotyczące przebiegu posiedzenia. W postępowaniu cywilnym kwestie te uregulowane zostały w art. 158 § 1 oraz § 1¹  ustawy – Kodeks postępowania cywilnego natomiast w postępowaniu w sprawach o wykroczenia w art. 37 § 5 ustawy Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia.

Zapis foniczny lub audiowizualny opatrywany jest podpisem elektronicznym gwarantującym identyfikację protokolanta oraz rozpoznawalność jakiejkolwiek modyfikacji treści protokołu. Na tak sporządzone nagranie nanoszone są przez protokolanta pod kierunkiem przewodniczącego dane tekstowe w postaci tzw. adnotacji. Pod pojęciem adnotacji rozumieć należy informacje dotyczące przebiegu posiedzenia,  w szczególności informacje o rozpoczęciu wypowiedzi osób uczestniczących w posiedzeniu. W adnotacjach umieszczane są również inne istotne okoliczności, według uznania przewodniczącego.

Tytułem przykładu można wskazać informacje o stawiennictwie stron, o dopuszczonych dowodach w sprawie, o odroczeniu rozprawy czy też o wydanych orzeczeniach i zarządzeniach. Celem adnotacji jest usprawnienie posługiwania się nagraniem. W efekcie chcąc wyszukać konkretny fragment protokołu elektronicznego nie trzeba zapoznawać się z całym nagraniem - wystarczającym jest odszukanie stosownej adnotacji zsynchronizowanej z zapisem dźwiękowym bądź audiowizualnym. W przypadku utrwalenia przebiegu czynności protokołowanych za pomocą urządzeń służących do zapisu dźwięku lub obrazu i dźwięku wyłączona została możliwość wniesienia wniosku o sprostowanie protokołu.

Zgodnie z treścią art. 9 Kodeksu postępowania cywilnego strony i uczestnicy postępowania mają prawo do zapoznania się z aktami sprawy. Strony i uczestnicy postępowania są również uprawnieni do otrzymywania odpisów, kopii i wyciągów z akt sprawy.

Od dnia 27 marca 2015 r., (zgodnie z ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, Dz. U. z 2014 r., poz. 1296) treść protokołów i pism może być także udostępniana w postaci elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Tak się obecnie dzieje – protokół elektroniczny jest dostępny dla zalogowanych użytkowników Portalu Informacyjnego.

Strony i uczestnicy postępowania mają prawo do otrzymania z akt sprawy zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku, chyba że protokół został sporządzony wyłącznie pisemnie. Przewodniczący wydaje z akt sprawy zapis dźwięku, jeżeli wydaniu zapisu obrazu i dźwięku sprzeciwia się ważny interes publiczny lub prywatny. Jeżeli posiedzenie odbyło się przy drzwiach zamkniętych, strony i uczestnicy postępowania mają prawo do otrzymania z akt sprawy jedynie zapisu dźwięku.

Obecnie do dnia 26 marca 2015 r., ze względu na konieczność zapewnienia ochrony wizerunku osób biorących udział w postępowaniu wyłączona została możliwość otrzymania przez strony i uczestników postępowania nagrania obrazu, jeżeli przebieg postępowania został utrwalony za pomocą urządzenia rejestrującego jednocześnie obraz i dźwięk. Nie jest zatem możliwe wydanie stronie przez sąd zapisu audiowizualnego, strona otrzyma na nośniku (np. pendriv’ie) jedynie nagranie dźwiękowe. Zapoznanie się także z nagraniem obrazu, jeśli został on sporządzony, możliwe jest w budynku sądu oraz przez Portal Informacyjny.

W procedurze wykroczeniowej kwestie związane z udostępnieniem protokołu elektronicznego uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 listopada 2014 r. w sprawie udostępniania stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z rozprawy w postępowaniu w sprawach o wykroczenia oraz wysokości opłaty za wydanie tego zapisu (Dz. U. z 214 r. poz. 1548). Zgodnie z przedmiotowym rozporządzeniem zapis i jego adnotacje udostępnia się stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom w budynku sądu, na informatycznym nośniku danych lub w systemie teleinformatycznym.