Ministerstwo Sprawiedliwości

Protokół sporządzony w postaci elektronicznej składa się  z dwóch części, tj. zapisu fonicznego albo audiowizualnego oraz z części pisemnej sporządzonej przez protokolanta pod kierunkiem przewodniczącego (tzw. protokół skrócony).

Zapis – zgodnie z treścią projektu Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku  z przebiegu posiedzenia jawnego pod tym pojęciem należy rozumieć realizowane w systemie teleinformatycznym utrwalenie obrazu i dźwięku (lub wyłącznie dźwięku) z wszystkich czynnych urządzeń utrwalających obraz i dźwięk. Inaczej rzecz ujmując pod tym pojęciem należy rozumieć finalny efekt przeprowadzonego procesu utrwalenia przebiegu posiedzenia jawnego, którym jest nagranie obrazu i dźwięku (lub wyłącznie dźwięku) zapisane w postaci jednego pliku, umożliwiającego wielokrotne odtwarzanie jego treści przy wykorzystaniu różnych nośników, w tym za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Protokół skrócony – część pisemna protokołu, w której zawarte będą jedynie najistotniejsze informacje o sprawie oraz o czynnościach podejmowanych przez uczestników postępowania w celu wywołania określonych skutków procesowych, tj. oznaczenie sądu, miejsca i daty posiedzenia, nazwiska sędziów, protokolanta, prokuratora, stron, interwenientów, jak również obecnych na posiedzeniu przedstawicieli ustawowych i pełnomocników oraz oznaczenie sprawy i wzmianki co do jawności. Ponadto powinien on zawierać wymienienie zarządzeń i orzeczeń wydanych na posiedzeniu oraz stwierdzenie, czy zostały ogłoszone, a także czynności stron wpływające na rozstrzygnięcie sądu (ugoda, zrzeczenie się roszczenia, uznanie powództwa, cofnięcie, zmiana, rozszerzenie lub ograniczenie żądania pozwu) oraz inne czynności stron, które według szczególnych przepisów ustawy powinny być wciągnięte, wpisane, przyjęte, złożone, zgłoszone lub wniesione do protokołu. Jeżeli sporządzenie odrębnej sentencji orzeczenia nie jest wymagane, wystarczy zamieszczenie w protokole treści samego rozstrzygnięcia (art. 158 § 1 k.p.c. in fine).

Na tak sporządzone nagranie w postaci elektronicznej będą nanoszone przez protokolanta pod kierunkiem przewodniczącego dane tekstowe w postaci tzw. adnotacji.

Adnotacje – jest to odrębny dokument elektroniczny, trwale powiązany z zapisem i zawierający informacje dotyczące przebiegu posiedzenia jawnego. Adnotacje dzielą się na dwie grupy, tzn. adnotacje publiczne, które obejmują również elementy tzw. protokołu skróconego, oraz adnotacje prywatne. Ich rola w późniejszej pracy nad nagraniem jest nieoceniona.

W adnotacjach publicznych będą umieszczane również inne istotne okoliczności według uznania przewodniczącego. Tytułem przykładu można wskazać informacje o stawiennictwie stron, o dopuszczonych dowodach w sprawie, wskazanie, czy dowód został przeprowadzony, rozprawa odroczona czy też o wydanych orzeczeniach i zarządzeniach.

Natomiast adnotacje prywatne, obejmować będą indywidualne spostrzeżenia przewodniczącego. W przeciwieństwie do adnotacji publicznych, nie będą one udostępniane stronom.

Przyjmuje się nazywać je swoistym „spisem treści” nagrania, które później zapewnia efektywną pracę z zapisem. W efekcie chcąc wyszukać konkretny fragment protokołu nie trzeba będzie zapoznawać się z całym nagraniem - wystarczającym będzie odszukanie stosownej adnotacji zsynchronizowanej z zapisem dźwiękowy bądź audiowizualnym.

Transkrypcja stanowi nową instytucję ukształtowaną na gruncie procedury cywilnej uregulowaną w art. 158 § 4 kpc, który stanowi, że jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia prawidłowego orzekania w sprawie, prezes sądu na wniosek przewodniczącego może zarządzić sporządzenie transkrypcji odpowiedniej części protokołu sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk.

Transkrypcja – pod tym terminem należy rozumieć zapisanie w sposób dosłowny tekstu mówionego przy zachowaniu ścisłego odwzorowania głosek za pomocą liter i znaków graficznych (inaczej: pisownia fonetyczna).