Ministerstwo Sprawiedliwości

1. W jakich sprawach sporządza się nagranie z przebiegu rozprawy

Ustawą z dnia 29 kwietnia 2010 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 108, poz. 684), która weszła w życie dnia 1 lipca 2010 r., została wprowadzona nowa postać protokołu z przebiegu rozprawy sądowej w sprawach cywilnych - tzw. protokół elektroniczny. Protokół elektroniczny to nagranie obrazu i dźwięku albo samego dźwięku wszystkich czynności, które dzieją się na sali sądowej w czasie trwania rozprawy. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 marca 2015 r. w sprawie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego w postępowaniu cywilnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 359) szczegółowo reguluje kwestie związane ze sporządzaniem protokołu elektronicznego.

Ustawą z dnia 4 kwietnia 2014 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz. U. z 2014 r., poz. 579), która weszła w życie dnia 9 listopada 2014 r. protokół elektroniczny wprowadzono również w sprawach o wykroczenia.

W postępowaniu karnym przebieg czynności protokołowanych może być utrwalony za pomocą urządzenia rejestrującego obraz lub dźwięk, o czym należy przed uruchomieniem urządzenia uprzedzić osoby uczestniczące w czynności. Jeżeli czynność procesową utrwala się za pomocą urządzenia rejestrującego obraz lub dźwięk, protokół można ograniczyć do zapisu najbardziej istotnych oświadczeń osób biorących w niej udział. Zapis obrazu lub dźwięku, a także przekład zapisu dźwięku stają się załącznikami do protokołu.

Nagrywanie rozpraw wprowadzono zatem obligatoryjnie w sprawach cywilnych oraz w sprawach o wykroczenia. Wszystkie sądy okręgowe oraz apelacyjne zostały wyposażone w sprzęt i oprogramowanie do nagrywania. Obecnie trwa wyposażanie sądów rejonowych w niezbędną infrastrukturę. Zakończenie wdrożenia systemu cyfrowej rejestracji rozpraw planuje się na grudzień 2017 roku.

W sądach apelacyjnych zostało przeprowadzone wdrożenie systemu do dźwiękowej rejestracji rozpraw sądowych. Natomiast w przypadku sądów okręgowych i rejonowych wdrażany jest system obejmujący nie tylko foniczną rejestrację rozpraw sądowych, ale również umożliwiający utrwalenie wizji, wraz z możliwością przeprowadzania i rejestracji wideokonferencji.

2. Czy sporządza się również papierowy protokół obok nagrania

Z chwilą wprowadzenia protokołu elektronicznego w sądach wyposażonych w niezbędny sprzęt i oprogramowanie przebieg posiedzeń sądowych utrwalany jest wyłącznie w formie dźwiękowego lub audiowizualnego nagrania. Ta zmiana niewątpliwie przyczyniła się do skrócenia czasu trwania posiedzeń sądowych (brak konieczności przerywania wypowiedzi uczestników postępowania, aby je podyktować do protokołu pisemnego), a w konsekwencji całych postępowań w danej sprawie. Ponadto dokładnie odzwierciedlony został przebieg rozprawy, co znacznie zmniejszyło ilość wniosków o sprostowanie protokołu, czyli zarzutów dotyczących niezgodności treści protokołu z rzeczywiście wypowiadanymi kwestiami, np. przez świadka. Nagrywanie rozpraw zapewniło pełną przejrzystość postępowania sądowego, bowiem nagrywane jest całe posiedzenie sądowe.

Papierowa postać protokołu (tzw. pisemny protokół skrócony), która jest jednak sporządzana obok nagrania, została zredukowana do postaci zwięzłych, czasami lakonicznych opisów odnoszących się do najważniejszych etapów posiedzenia sądowego. Jego skrótowy kształt pełni przede wszystkim rolę spisu treści tego, co działo się na sali sądowej. Pozwoli to w późniejszych etapach postępowania na łatwiejsze i szybsze odnalezienie w nagraniu kluczowych fragmentów posiedzenia sądowego. W sprawach, w których jest sporządzany protokół elektroniczny, istnieją zatem dwie formy akt sprawy, wzajemnie uzupełniające się: tradycyjna (papierowa – w postaci protokołu skróconego) oraz elektroniczna, będąca nagraniem przebiegu rozprawy.

3. W jaki sposób można zapoznać się z nagraniem

W procedurze cywilnej nie zmieniły się ogólne zasady gwarantujące stronom postępowania dostęp do akt sądowych w ich pełnej treści. Protokoły elektroniczne są oczywiście dostępne wyłącznie w postaci elektronicznej. Zgodnie z treścią art. 9 Kodeksu postępowania cywilnego strony i uczestnicy postępowania mają prawo do zapoznania się z aktami sprawy. Strony i uczestnicy postępowania są również uprawnieni do otrzymywania odpisów, kopii i wyciągów z akt sprawy.

Od dnia 27 marca 2015 r., (zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 2014 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, Dz. U. z 2014 r., poz. 1296) treść protokołów i pism może być także udostępniana w postaci elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (protokół elektroniczny jest dostępny dla zalogowanych użytkowników Portalu Informacyjnego). Strony i uczestnicy postępowania mają prawo do otrzymania z akt sprawy zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku, chyba że protokół został sporządzony wyłącznie pisemnie. Przewodniczący wydaje z akt sprawy zapis dźwięku, jeżeli wydaniu zapisu obrazu i dźwięku sprzeciwia się ważny interes publiczny lub prywatny. Jeżeli posiedzenie odbyło się przy drzwiach zamkniętych, strony i uczestnicy postępowania mają prawo do otrzymania z akt sprawy jedynie zapisu dźwięku.

Zapoznanie się także z nagraniem obrazu, jeśli został on sporządzony, możliwe jest w budynku sądu oraz przez Portal Informacyjny.

W procedurze wykroczeniowej kwestie związane z udostępnieniem protokołu elektronicznego uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 listopada 2014 r. w sprawie udostępniania stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z rozprawy w postępowaniu w sprawach o wykroczenia oraz wysokości opłaty za wydanie tego zapisu (Dz. U. z 214 r. poz. 1548). Zgodnie z przedmiotowym rozporządzeniem zapis i jego adnotacje udostępnia się stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom w budynku sądu, na informatycznym nośniku danych lub w systemie teleinformatycznym.

4. Transkrypcja e-protokołu, czyli dosłowny zapis tego, co mówiono podczas rozprawy

Wraz z elektronicznym protokołem pojawiła się możliwość jego transkrypcji, czyli sporządzenia dosłownego przekładu wszystkich wypowiadanych podczas rozprawy kwestii, które zostały nagrane w protokole elektronicznym. Transkrypcja wspomagać ma pracę z protokołem elektronicznym.

W postępowaniu cywilnym na podstawie art. 158 § 4 k.p.c. przewodniczący, o ile jest to niezbędne dla prawidłowego orzekania w sprawie, ma możliwość zarządzenia sporządzenia transkrypcji odpowiedniej części e-protokołu.

Ustawodawca w postępowaniu w sprawach o wykroczenia transkrypcję nazwał „przekładem”. W postępowaniu w sprawach o wykroczenia to prezes sądu, a nie przewodniczący jak ma to miejsce w postępowaniu cywilnym, może zarządzić sporządzenie przekładu odpowiedniej części e-protokołu, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia prawidłowego orzekania w sprawie. Prezes sądu wydając decyzję w przedmiocie przekładu ocenia zasadność jego sporządzenia przez pryzmat konieczności zapewnienia prawidłowego orzekania w sprawie.

Strony (np. powód, pozwany), świadkowie i inni uczestnicy postępowania nie mogą złożyć wniosku o sporządzenie transkrypcji e-protokołu. Jeśli jednak transkrypcja e-protokołu została już wykonana to stanowi  ona częścią akt sądowych i upoważnione podmioty (np. powód, pozwany) mają do niej dostęp.

Transkrypcję należy sporządzić według ściśle określonych reguł. Od strony technicznej transkrypcja jest plikiem tekstowym uzupełnionym znacznikami czasowymi określającymi momenty wystąpienia danej części transkrypcji w protokole elektronicznym.

Transkrypcja stanowi załącznik do protokołu elektronicznego. Zatwierdzona transkrypcja jest drukowana i umieszczana w aktach sprawy. Ponadto jako część akt sądowych transkrypcja powinna zostać umieszczona jako dokument w systemie repertoryjno-biurowym danego sądu. Nie należy utożsamiać jej z protokołem, którym wciąż pozostawać będzie sporządzony zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku. Oczywiście zarówno strony, jak i skład orzekający, będą mogły sporządzać notatki na własne potrzeby, a także powoływać się na nie w toku postępowania.

5. Wdrożenie protokołu elektronicznego w sądach

Projekt informatyczny Ministerstwa Sprawiedliwości „Wdrożenie protokołu elektronicznego w sprawach cywilnych i wykroczeniowych” jest realizowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Okres realizacji projektu to lata 2011-2015.

Realizację projektu aktywnie wspiera Pełnomocnik Ministra Sprawiedliwości – Koordynator Krajowy ds. wdrożeń systemów teleinformatycznych w sądach powszechnych (zob. http://www.wroclaw.sa.gov.pl/pl/dokumenty/koordynator_krajowy_zadania), również za pomocą sędziów – swoich pełnomocników (w każdym sądzie okręgowym i apelacyjnym).

Koordynator Krajowy organizuje szkolenia i konferencje dla sędziów będących jego pełnomocnikami, szkolenia z zakresu zapisu audio-wideo rozprawy sądowej dla sędziów, protokolantów i asystentów sędziów, a także spotkania inaugurujące „Wdrożenie protokołu elektronicznego w sprawach cywilnych i wykroczeniowych” na lata 2014-2015.

6. Pomoc techniczna

Użytkownicy systemu służącego do nagrywania bądź odtwarzania protokołów elektronicznych mają możliwość uzyskania informacji, konsultacji oraz pomocy technicznej od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni świątecznych w godz. 08.00-20.00 pod bezpłatnym numerem infolinii: 0-800 70 24 20.

7. Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka a protokół elektroniczny

Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, na lata 2007-2013 (POIG) jest jednym z instrumentów realizacji Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013 (NSRO) i ma na celu wspieranie szeroko pojętej innowacyjności rozumianej jako wdrożenie nowości do praktyki gospodarczej.

Celem głównym Programu Innowacyjna Gospodarka na lata 2007-2013 jest rozwój polskiej gospodarki w oparciu o innowacyjne przedsiębiorstwa. Cel ten zostanie osiągnięty poprzez realizację następujących celów szczegółowych:

• zwiększenie innowacyjności przedsiębiorstw
• wzrost konkurencyjności polskiej nauki
• zwiększenie roli nauki w rozwoju gospodarczym
• zwiększenie udziału innowacyjnych produktów polskiej gospodarki w rynku międzynarodowym
• tworzenie trwałych i lepszych miejsc pracy
• wzrost wykorzystania technologii informacyjnych i komunikacyjnych w gospodarce

 

PODSUMOWANIE

Celami protokołu elektronicznego są:

• usprawnienie postępowania sądowego przez zastosowanie nowoczesnych technik zapisu przebiegu czynności sądowych;
• zastąpienie tradycyjnej formy utrwalania czynności procesowych poprzez wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych;
• podniesienie na wyższy poziom kultury na sali rozpraw;
• podniesienie przejrzystości postępowań sądowych poprzez utrwalanie własnych sformułowań uczestników postępowania, niewystylizowanych przez inną osobę, bez zniekształcania wypowiedzi;
• umożliwienie skupienia się uczestników postępowania oraz składu orzekającego na przebiegu czynności bez zbędnych przerw koniecznych w celu formułowania i kontrolowania dyktowanego protokołu pisemnego;
• wprowadzenie należycie udokumentowanych akt sprawy umożliwiających prawidłową ocenę przeprowadzonego postępowania;
• skrócenie czasu trwania rozprawy sądowej protokołowanej w postaci protokołu elektronicznego w stosunku do rozprawy protokołowanej w sposób tradycyjny
• obniżenie kosztów postępowania sądowego poprzez umożliwienie prowadzenia dowodu na odległość – poprzez elektronicznie prowadzoną wideokonferencję
• obniżenie kosztów postępowania sądowego poprzez udostępnianie protokołu elektronicznego za pomocą Portalu Informacyjnego

Zapraszamy do zapoznania się z materiałami filmowymi dot. e-protokołu (kliknij, aby otworzyć).